Um Veranstaltungen erfolgreich und zielgerecht durchzuführen, sollten bereits im Vorfeld einige Überlegungen angestellt werden. Um die Richtung nicht zu verlieren, sollte man ein Ziel definieren, eine Idee kreieren um das Thema perfekt in Szene zu setzen. Der klar optimierten Zielgruppe(n) unterliegen alle weitergehenden Schritte (Konzeption, Programm, Werbemitteleinsatz, usw.)

• Ausgangslage
• Zielgruppe
• Ziele
• Motto/Aufhänger
• Strategie
• Zeitplan
• Budget

Nach der Präsentation des Konzeptes werden gegebenenfalls noch Kundenwünsche angepasst und anschließend kann zur Phase der Planung übergegangen werden. In dieser Phase wir das Konzept nun organisiert. So werden die technischen Pläne für den Aufbau erstellt, die Produktion von Drucksachen geplant und natürlich das Einholen von Genehmigungen begonnen. Gerade für das Einholen der Genehmigungen sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Bekanntlich mahlen die Mühlen der Bürokratie langsam. Die wichtigsten Punkte die es zu beachten gilt haben wir in der folgenden Liste nochmals kurz für Sie zusammengefasst:

• Raumbedarf/Örtlichkeit
• Anzahl Gäste
• Event-Partner (wird ein externer Partner benötigt?)
• Programm
• Ablaufplan mit Timing
• Rahmenprogramm/Künstler/Showeinlagen
• Vertragliches / Rechtliches
• Werbung / Produktion / Einladungen /Offerteinholung / Produktionsablauf
• Inhalte diverser Werbemittel
• Anmeldungen
• Eingangskontrolle
• Garderobe und Garderobenpersonal
• Sicherheitsdienst
• Technische Hilfsmittel/Infrastruktur /Messe-Technik
• Dekoration
• Fotograf
• usw.

Nach Abschluss der Planung folgt die Realisierung. Hier werden alle Vorbereitungen und Entscheidungen, die in den vorausgegangenen Phasen getroffen wurden, umgesetzt. Dazu zählen der Auf- und Abbau, sowie das eigentliche Event. Ab jetzt kann nur noch in sehr geringem Maße umgeplant oder nachgebessert werden, falls etwas nicht so laufen sollte wie angedacht. Wichtig ist hierbei für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Bereits bei der Planung des Konzeptes ist genau zu kalkulieren welche unerwarteten Ereignisse auftreten können.

Die Nachbereitung ist wichtig, um ein Feedback von Kunden zu bekommen. Dies ermöglicht vorwiegend die Leistung zu verbessern. Hier können wichtige Ereignisse und organisatorische Ergebnisse ausgewertet werden. So zählen folgende Punkte zu den wichtigsten Faktoren für die Nachbereitung Ihrer Veranstaltung:

• Kostenübersichten und Abrechnung
• Auswertung, evtl. Befragung der Kunden/Teilnehmer
• Dankesbriefe an Mitveranstalter, Referenten usw.
• Abrechnung

Die Erfolgskontrolle ist wichtig, um das Angebot für künftige Auftritte noch weiter optimieren zu können. Hierbei sollten vor allem Kundenzufriedenheit, Analyse des Ablaufes und Analyse der Durchführung noch einmal besprochen werden, um mögliche Schwachstellen aufzudecken und für die Zukunft Verbesserungen zu entwickeln.